app2dat für Vereine

Einführung & Rollen

In app2dat wird dein Verein durch ein Organisationsprofil (ORG) repräsentiert. Es besitzt und verwaltet Gruppen — von der zentralen Mitgliedergruppe über Trainingsgruppen bis zu Veranstaltungen. Die Grundidee für die Verwaltung: Mitglieder pflegen ihre Daten selbst. Der Verein definiert nur, welche Angaben er braucht — die mühsame Stammdatenpflege entfällt.

Rollen in Gruppen

Zusätzlich gibt es auf Profil-Ebene Administratoren und Manager der Organisation selbst (siehe Profil-Verwaltung) — so können mehrere Vorstandsmitglieder den Verein gemeinsam führen.

Schnellstart: Verein in 15 Minuten

1. Organisationsprofil anlegen — Benutzermenü → Neue Organisation; Name, Logo, Kategorie eintragen (Kapitel 3).
2. Datenfelder definieren — in der automatisch angelegten Mitgliedergruppe die Spalten festlegen, die dein Verein braucht: Kontaktdaten, Beitrag, Besonderheiten (Kapitel 8).
3. Mitglieder aufnehmen — per Einladungslink/QR-Aushang, aus einer CSV-Liste importieren oder einzeln anlegen (Kapitel 7).
4. Gruppen strukturieren — Trainingsgruppen als Eventgruppen mit Terminen anlegen (Kapitel 5 und 6).
5. Kommunikation starten — Chat-Themen anlegen, erste Ankündigung posten (Kapitel 11).
6. Optional: verifizieren — für öffentliche Gruppen, Events und Promotion (Kapitel 4).

Organisationsprofil

1. Benutzermenü → Neue Organisation wählen.
2. Namen des Vereins eintragen; optional gleich eine Hauptgruppen-Vorlage angeben (Vorlagen-Code + PIN eines Verbands) — dann startet deine Mitgliedergruppe fertig eingerichtet mit Datenfeldern, Chats und Automatisierungen.
3. Im Tab Profil Logo, Beschreibung, Kategorien (z. B. Sportart) und Adresse pflegen — Standort prüfen validiert die Adresse für die Umkreissuche.

Mit dem Organisationsprofil entsteht automatisch die Mitgliedergruppe — die Hauptgruppe, in der alle Vereinsmitglieder zusammenlaufen. Sie ist die Basis für Datenfelder, Beiträge und die Übernahme von Mitgliedern in weitere Gruppen.

Die Tabs des Organisationsprofils

Organisation verifizieren

Nur verifizierte Organisationen können öffentliche Gruppen und Events anbieten und Promotion buchen. Die Verifizierung (75 €/Jahr) bestätigt, dass hinter dem Profil ein echter Verein steht:

1. Organisationsprofil → Tab Profil → Jetzt verifizieren.
2. Angaben ausfüllen: Organisationsname, Adresse, Gründungsdatum, Registernummer.
3. Verantwortliche Person auswählen — ein verifiziertes persönliches Profil.
4. Offizielles Dokument hochladen (z. B. Vereinsregisterauszug; PDF, JPG oder PNG, max. 10 MB) und einreichen.
5. Das Dokument wird automatisch geprüft; die endgültige Freigabe erfolgt durch das app2dat-Team.

Gruppen anlegen & einstellen

Gruppentypen

Neue Gruppe anlegen

1. Organisationsprofil öffnen → Tab Hauptgruppen (Standard) oder Eventgruppen.
2. tippen, Gruppenbild, Name und Beschreibung eintragen.
3. Sichtbarkeit, Mitgliedstyp und PIN festlegen (siehe unten), speichern.

Die wichtigsten Einstellungen ()

Vorlagen: Struktur wiederverwenden

Mit Als Vorlage freigeben machst du eine Gruppe zur Vorlage (PIN erforderlich). Andere Organisationen — etwa deine Vereine als Verband — geben beim Anlegen einer neuen Gruppe einfach Vorlagen-Code + PIN an: Datenfelder, Chat-Themen und Automatisierungen werden automatisch übernommen. So starten alle Vereine mit derselben Struktur.

Freigaben für einzelne Profile

Über Freigabe hinzufügen schaltest du einzelne Profile für eine Gruppe frei — z. B. einen Gasttrainer eines anderen Vereins. Pro Freigabe steuerst du, ob die Person bearbeiten und kontaktiert werden darf.

Gruppen-Kontextmenü

Das ⋮-Menü an jeder Gruppe bündelt die Verwaltung: Bearbeiten, Einladung (Link + QR), Promotion, Kopieren, Verschieben nach, Archivieren/Aus Archiv holen, Löschen und Automatisierungsmanager. Archivierte Gruppen blendest du über das Archiv-Symbol ein und aus.

Eventgruppen & Ordner

Für Termine gilt die Hierarchie Ordner → Eventgruppe → Session:

• Eventgruppen-Ordner — rein organisatorischer Container, z. B. „Trainings“, „Prüfungen“, „Veranstaltungen“.
• Eventgruppe — die eigentliche Gruppe mit Teilnehmern und Terminverwaltung, z. B. „Unterstufe“.
• Session — der einzelne Termin mit Datum, Ort und Anwesenheitsliste.

1. Tab Eventgruppen → → Ordner anlegen (Name, Beschreibung, Bild).
2. In den Ordner wechseln und dort die Eventgruppen anlegen.
3. In jeder Eventgruppe die Termine einrichten (Kapitel 10).

Vereinsübergreifende Veranstaltungen

Ist eine Eventgruppe öffentlich, können sich andere Vereine anmelden und ihre eigenen Teilnehmer eintragen — ideal für Lehrgänge, Prüfungen und Wettkämpfe. Jeder Verein sieht dabei nur seine Teilnehmer; du als Veranstalter siehst die gesamte Liste. Stelle dafür den Mitgliedstyp der Eventgruppe auf Organisationen; die teilnehmenden Vereine verwaltest du im Tab Teilnehmer.

Mitglieder verwalten

Der Tab Mitglieder der Verwaltung zeigt die Mitgliedertabelle mit allen Datenfeldern als Spalten — sortierbar (auch mehrstufig), durchsuchbar, mit Auswahlmodus für Massenaktionen und direktem Bearbeitungsmodus in der Tabelle.

Vier Wege, Mitglieder aufzunehmen

1. Einladungslink & QR-Code: Gruppen-Menü → Einladung erzeugt einen wiederverwendbaren Anmelde-Link samt QR — perfekt für Aushang und Website. Wer dem Link folgt, registriert sich selbst mit allen nötigen Profildaten.
2. Per Profil-Code: Profil-QR des Mitglieds scannen oder Profil-ID (P…) + PIN eingeben — Hinzufügen nimmt direkt auf, Einladen verschickt eine Einladung zum Selbst-Annehmen.
3. CSV-Import: ganze Mitgliederlisten aus einer CSV-Datei importieren; eine MAP-Datei ordnet die Spalten den Feldern zu. Bereits vorhandene Mitglieder erkennt die Vorschau automatisch.
4. Neu anlegen: Der Verein legt ein verwaltetes Profil selbst an — auch für Mitglieder ohne Smartphone. Es kann später an die Person übergeben werden.

Mitglieds-Status

Jede Mitgliedschaft hat einen Status — über das Kontextmenü Status ändern steuerst du den Lebenszyklus:

Der Statusverlauf dokumentiert jede Änderung mit Datum und Verursacher. Über das Kontextmenü eines Mitglieds erreichst du außerdem Profildaten, E-Mail, private Nachricht und das Entfernen aus der Gruppe.

Exportieren

• CSV-Export — Profil- und Gruppenfelder frei wählen; bei Eventgruppen inklusive Anwesenheit im Zeitraum (als Anzahl oder pro Termin).
• QR-Codes & Profilbilder — als Etiketten im Raster mit einstellbaren Maßen (Avery-kompatibel, Vorlagen speicherbar), z. B. für Mitgliedsausweise.

Datenfelder (Gruppendaten)

Datenfelder sind die Spalten der Mitgliederliste und zugleich das Formular, das Mitglieder selbst ausfüllen. Konfiguration: Tab Mitglieder → Verfügbare Datenfelder.

Feldtypen

Berechtigungen pro Feld

Beiträge & Zahlungen

Beitrag einrichten

1. In der Gruppe ein Datenfeld vom Typ Zahlung anlegen (Kapitel 8).
2. Betrag und Währung festlegen.
3. Intervall wählen: einmalig oder wiederkehrend (monatlich, alle 2/3/6/12 Monate) — plus Fälligkeitsdatum.

Wiederkehrende Beiträge werden serverseitig täglich geprüft: Zu jeder fälligen Periode entsteht automatisch eine neue Zahlungsforderung beim Mitglied.

Zahlungswege des Vereins

In der Profil-Verwaltung hinterlegst du unter Zahlungskonten, wie Mitglieder zahlen können:

• Banküberweisung — Bankname und IBAN; das Mitglied sieht die Daten im Zahlungs-Dialog.
• PayPal — mit eigenem PayPal-Geschäftskonto (Client-ID + Secret); Mitglieder zahlen einmalig oder als Abo für wiederkehrende Beiträge. Die Zahlung öffnet immer den externen Browser (keine Kartenzahlung in der App).

Zahlungseingänge verbuchen

Online-Zahlungen buchen sich selbst. Zahlt ein Mitglied bar oder per Überweisung, markierst du das Zahlungsfeld in der Mitgliedertabelle als bezahlt — der Status springt auf grün, die Transaktion wird beiden Seiten gutgeschrieben. Jede Zahlung landet in der Transaktionsübersicht des Profils (filterbar nach Zeitraum und Text).

Termine & Anwesenheit

Termine anlegen

1. Eventgruppe → Tab Sessions → .
2. Einmaliger Termin (auch mehrtägig) oder wiederkehrender Termin — die Serie wiederholt sich wöchentlich am Wochentag des Startdatums bis zum Enddatum.
3. Uhrzeit von/bis und Ort festlegen — gespeicherte Standorte werden gruppenweit wiederverwendet (Adresse wird geprüft).
4. Speichern. Verantwortliche (z. B. Übungsleiter) ordnest du anschließend pro Termin direkt im Kalender über das Termin-Menü zu.

Anwesenheit erfassen

• Liste zum Abhaken: Termin → Anwesenheit — alle Mitglieder auf einen Blick.
• QR-Scan am Eingang: Im selben Dialog den QR-Scanner aktivieren und die Profil-QR-Codes der Ankommenden scannen — jede Anwesenheit ist in Sekunden dokumentiert.
• Selbstauskunft: Mitglieder melden sich selbst an oder ab, mit optionalem Kommentar. Nach Terminbeginn ist die Erfassung geschlossen.

Die erfasste Anwesenheit fließt in den CSV-Export — als Quote oder aufgeschlüsselt pro Termin. Ideal für Prüfungsvoraussetzungen und Förderanträge.

Termin absagen oder ausblenden

Über Status ändern sagst du einen Termin mit Begründung ab — die Mitglieder sehen den Grund und werden benachrichtigt; erfasste Anwesenheiten werden geleert. Bei Serien lässt sich ein einzelner Termin auch ausblenden (z. B. in den Ferien).

Kommunikation

Chat-Themen anlegen

Im Tab Chats legst du über Themen an — etwa „Allgemein“, „Ankündigungen“, „Fragen“. Pro Thema steuerst du, ob Kommentare erlaubt sind und welche Emoji-Reaktionen zur Verfügung stehen; Themen sind für alle Mitglieder oder gezielt für ausgewählte sichtbar.

Ankündigungen mit Reichweite

Als Ankündigung markierte Nachrichten erscheinen zusätzlich als Story im Feed aller Mitglieder — so erreicht die Vereinsnachricht auch die, die nicht täglich in den Chat schauen.

Umfragen

Über die Büroklammer → Umfrage erstellen: Frage, Antwortoptionen (sortierbar, optional mit Emoji) und Verhalten festlegen — Mehrfachauswahl, Anonyme Umfrage (nur Anzahlen), Vollständig anonyme Umfrage (auch du siehst keine Namen), Ergebnisse erst nach Abschluss anzeigen. Ergebnisse siehst du pro Option mit Teilnehmern; die Umfrage lässt sich jederzeit sperren.

Direkter Draht

• Private Nachricht an jedes Mitglied — direkt aus der Mitgliederliste.
• E-Mail-Adresse kopieren — über das Kontextmenü eines Mitglieds (Email kopieren).
• Push-Benachrichtigungen gehen automatisch bei Nachrichten, Terminen und Aufgaben raus — Mitglieder steuern sie pro Gruppe und Thema über die Glocke .

Aufgaben

Im Tab Aufgaben verteilst du die Vereinsarbeit — vom Turnieraufbau bis zur Kassenprüfung:

• Anlegen über ⊕ mit einem Thema (Namen); Priorität, Fälligkeit (Datum + Uhrzeit) und Status setzt du danach direkt in der Tabelle.
• Der Aufwand (aufgewendete Zeit) lässt sich pro Aufgabe festhalten.
• Jede Aufgabe hat ihren eigenen Aufgaben-Chat — Rückfragen und Fortschritt bleiben bei der Aufgabe.
• Bearbeiten können Admins und Manager; Mitglieder sehen die Aufgaben und diskutieren im Chat.

Dokumente & Inhalte

Im Tab Inhalte stellst du der Gruppe Material bereit:

• Ordnerstruktur — Ordner mit Dokumenten und Links (eine Ebene, keine Unterordner); per Kontextmenü umbenennen oder löschen (nur wenn leer).
• Dokumente — mit Titel, Beschreibung und optionaler Versionsangabe hochladen; per Kontextmenü öffnen, bearbeiten, kopieren, löschen.
• Links — externe Webadressen mit Vorschau.
• Speicherplatz — die Belegung („X von 5000 MB“) siehst du am unteren Rand.

Mitglieder können ansehen und herunterladen; verwalten können Admins und Manager.

Stories & Promotion

Stories: kostenlose Reichweite

Beiträge deines Organisationsprofils erscheinen im Feed deiner Mitglieder — mit Text, Fotos, Links, Kategorien und Ort. Ankündigungen aus Gruppen-Chats landen ebenfalls dort. Für alles Interne ist das der schnellste Kanal.

Promotion: bezahlte Sichtbarkeit

Mit Promotion machst du eine Gruppe oder einen Termin gezielt sichtbar — auch für Menschen, die noch nicht Mitglied sind, nach Region und Interessen. Voraussetzung: ein verifiziertes Organisationsprofil.

1. Gruppen- oder Termin-Kontextmenü → Promotion.
2. Reichweite wählen: Radius 10–500 km um den Veranstaltungsort oder landesweit.
3. Budget festlegen (Tages- oder Gesamtbudget, mind. 5 €) und Laufzeit bestimmen — die Kostenvorschau rechnet alles vor.
4. Bestätigen. Abgerechnet wird nach tatsächlichen Einblendungen (CPM) und Klicks (CPC) — die aktuellen Durchschnittssätze zeigt dir die Kostenvorschau; nie mehr als dein Budget.

Das nötige Guthaben lädst du in der Profil-Verwaltung per PayPal auf; die verfügbaren Pakete zeigt dir der Aufladen-Dialog. Laufende Promotionen mit Impressionen, Klicks und Kosten findest du dort im Tab Promotion — pausieren, fortsetzen oder löschen jederzeit möglich.

Profil-Verwaltung

Die Profil-Verwaltung (Verwaltung im Profil-Tab) ist die Schaltzentrale des Organisationsprofils — mit vier Bereichen:

Mehrere Verwalter

Über Benutzer hinzufügen berechtigst du weitere Konten als Administrator (Vollzugriff inklusive Benutzerverwaltung, Zusammenführen, Löschen und Zahlungskonten) oder Manager (Verwaltung mit eingeschränkten Rechten). So führt der Vorstand den Verein gemeinsam — ohne geteiltes Passwort.

Profile zusammenführen

Wurden versehentlich zwei persönliche Profile derselben Person angelegt, öffnest du das überflüssige und wählst darin Profile zusammenfügen — Ziel ist das Profil, das bleiben soll. Mitgliedschaften und Anwesenheiten bleiben verlustfrei erhalten; das Protokoll dokumentiert den Vorgang. (Das Zusammenführen betrifft nur persönliche Profile, nicht das Organisationsprofil.)

Automatisierung & KI

Wiederkehrende Verwaltungsarbeit muss niemand von Hand machen. app2dat bringt dafür drei Werkzeuge mit:

Automatisierungsmanager

Über den Automatisierungsmanager in der Gruppen-Verwaltung (bzw. am Organisationsprofil, jeweils nur für Admins) öffnest du einen vollwertigen Script-Editor mit Baumansicht, Ordnern und Ausführungsberichten. Scripts (JavaScript) greifen über die a2d-API auf Mitglieder, Termine, Anwesenheit, Nachrichten, PDF- und CSV-Funktionen zu. Das Zauberstab-Symbol daneben führt bereits angelegte Scripts dagegen nur aus. Auslöser:

• Menü-Trigger — das Script erscheint als Aktion im Gruppen-Menü,
• Ereignis-Trigger — läuft automatisch bei Datenänderungen (z. B. neue Anwesenheit, Statuswechsel),
• KI-Trigger — der Support-Assistent darf das Script auf Nachfrage anbieten und ausführen.

Typische Beispiele: Anwesenheits-Export als PDF, Erinnerung an offene Beiträge, Daten zwischen Gruppen übertragen, Serien-Benachrichtigungen.

Automatisierungs-Assistent (KI)

Der eingebaute Automatisierungs-Assistent erstellt die Scripts für dich: Beschreib in normalem Deutsch, was passieren soll — er liest die echte Struktur deiner Gruppen, schreibt das Script, prüft es und erklärt dir den Ablauf. Bei offenen Entscheidungen stellt er gezielte Rückfragen mit Auswahlmöglichkeiten. Im Editor hilft dir zusätzlich der KI-Copilot mit Vorschlägen am offenen Script — Änderungen erscheinen als Vorschlag und werden erst mit dem Speichern übernommen.

Support-Assistent für deine Mitglieder

Der KI-Assistent beantwortet auch Verwaltungsfragen kontextbezogen und markiert die passenden Schaltflächen direkt in der App. Vorhandene Automatisierungen mit KI-Trigger bietet er als Ein-Klick-Lösung an.